Korzyści z wdrożenia NauDoc

Rezultatem skutecznego wdrożenia systemu obiegu dokumentów jest uzyskanie przewagi nad konkurencją dzięki:

• podwyższeniu efektywności zarządzania;

• zwiększeniu stopnia odpowiedzialności pracowników - również wskutek znajomości celów;

• wzrost wydajności pracy;

• dostęp pracowników do zawsze aktualnej informacji;

• podniesienie jakości i poziomu świadczonych usług;

• zmniejszenie ryzyka utraty informacji;

• zapewnienie bezpieczeństwa informacji handlowej i technologicznej.

Wymiernym efektem przejścia na elektroniczny obieg dokumentów są:

• zmniejszenie kosztów doręczania, opracowywania i przechowywania dokumentów;

• zmniejszenie bezproduktywnych nakładów czasu pracy współpracowników;

• obniżenie strat finansowych, związanych z nieterminowym otrzymaniem bądź utratą dokumentów, a także "wyciekiem" istotnych informacji;

• wzmocnienie dyscypliny realizacji zadań;

• skrócenie czasu adaptacji nowych pracowników, co jest szczególnie ważne przy rozwijaniu działalności.

Powyższe korzyści uzyskujemy dzięki następującym cechom systemu NauDoc:

• Szybkość wyszukiwania potrzebnego dokumentu – czas poszukiwania niezbędnego dokumentu skraca się często z kilku godzin do kilku sekund;

• Przyśpieszenie wymiany informacji wewnątrz organizacji – przekazanie dokumentów w formie elektronicznej zastępuje fizyczne przenoszenie pism i przebiega natychmiast - do 90% oszczędności czasu

• Pełna kontrola drogi dokumentu – system zachowuje informację o całym życiowym cyklu dokumentu, a także o użytkownikach odpowiedzialnych za dany dokument;

• Zmniejszenie ryzyk utraty albo uszkodzenia dokumentu – ponieważ użytkownicy pracują z elektronicznymi wersjami dokumentów, ryzyko utraty lub uszkodzenia oryginału sprowadza się do minimum;

• Obniżenie ryzyka nieuprawnionego dostępu do dokumentów – pewność i bezpieczeństwo zastosowanych metod przechowywania elektronicznych wersji dokumentu pozwala urzeczywistnić realną ochronę i kontrolę dostępu do nich;

• Brak konieczności wielokrotnego kopiowania i wydruku – uzgadnianie i podpisywanie wszystkich wewnętrznych dokumentów organizacji nie wymaga "twardych kopii", co znacznie obniża wydatki na materiały biurowe;

• Istotne obniżenie kosztów archiwizacji dokumentów i szybkość dostępu do archiwalnej informacji – ogólna tendencja do wzrostu długowieczności i pewności elektronicznych nośników informacji i szybki spadek ich ceny powoduje znaczny spadek kosztów archiwizacji. Dokumenty archiwizowane elektroniczne wymagają znacznie mniejszych nakładów związanych z zajmowaną powierzchnią, zapewniają przy tym znacznie szybszy dostęp do niezbędnych informacji;

• System przypominania użytkownikom o zleconych zadaniach – elektroniczny obieg dokumentów powiadamia użytkowników o zbliżających się terminach, tym samym eliminując "zapominanie" współpracowników;

• Narzędzie do oceny obciążenia i efektywności pracy personelu – ponieważ wszystkie działania użytkowników rejestrowane są w systemie, istnieje możliwość oceny stopnia obciążenia każdego współpracownika, efektywności i dyscypliny pracy;

• Zasoby wiedzy organizacji, przyśpieszona nauka i możliwość zastępstwa pracowników – jednolity zasób dokumentów i zadań wspierany funkcją pełnotekstowego ich wyszukiwania pozwala sprawnie znajdować potrzebne dokumenty, a w przypadku zmiany współpracowników niezbędne jest tylko skorygowanie praw dostępu.

Zalety sytemu NauDoc w porównaniu z podobnymi ofertami:

• Niski koszt zakupu i wdrożenia systemu – bezpłatne licencje i dostęp do kodów źródłowych;

• Prostota instalacji, dostosowania, rozwoju, aktualizacji i obsługi;

• Elastyczność systemu, możliwość pełnego dostosowania do konkretnych procesów organizacji;

• Praca przez przeglądarkę internetową pozwalająca zapewnić bezpieczeństwo danych i nie wymagająca aktualizacji oprogramowania i wymiany sprzętu;

• Wieloplatformowość – możliwość pracy systemu na wielu systemach operacyjnych: Windows, Linux, FreeBSD, Sun Solaris, Mac i in.;

• Możliwość zdalnego administrowania systemem, pozwalająca sprawnie reagować na nieprzewidziane sytuacje.